Introdução Histórica às Folhas de Cálculo

Antigamente, o termo “folha de cálculo” ou “planilha” dizia respeito às folhas de papel quadriculadas que eram usadas por contabilistas e administradores de empresas, que as utilizavam para armazenar uma grande quantidade de números, dispostos em linhas e colunas. Esses números poderiam, então, ser somados, subtraídos e comparados, uns aos outros. O desconforto destes papéis era imenso porque tudo era feito manualmente, ou seja, ao alterar um valor no centro da folha de cálculo seria necessário apagar os demais valores e recalcular tudo de novo. O tempo passou e o conceito de folha de cálculo, ou planilha, também mudou. Hoje, uma folha de cálculo representa um programa de computador que é utilizado, para manipular cálculos, construir gráficos, gerir e simular dados. Para além do OpenOffice, apesar do seu actual papel preponderante, na comunidade OpenSource, não nos podemos esquecer dos seus precursores, tais como Visicalc, Supercalc, Multiplan, Quatro Pro for Windows e o famoso Lotus 1-2-3, que durante algum tempo foi a grande aposta dessa área.

As três principais características de uma folha de cálculo:

A folha de cálculo foi o software que impulsionou o mercado da informática, tendo sido responsável pelo aumento das vendas, sobretudo, por causa de três grandes características que passaram a determinar, em síntese, a qualidade de uma folha de cálculo. Vejamos cada uma delas:

1) Cálculo Automático

É a capacidade de poder realizar qualquer cálculo numa “folha de cálculo”. Além dos cálculos aritméticos, podem-se também implementar cálculos relacionais para comparar valores.

2) Armazenamento de Dados

Armazenar e organizar uma grande quantidade de dados também é outra característica fundamental de uma folha de cálculo. Desde o seu advento, essa capacidade tem aumentando consideravelmente. É extremamente interessante saber que o OpenOffice pode ajudar muitas empresas na gestão e análise de um grande volume de informações, uma vez que para além dos recursos estatísticos, pode fácilmente integrar-se com o auxílio de uma base de dados.

3) Possibilidades gráficas on-line

A última e principal característica de qualquer folha de cálculo é a sua capacidade para gerar gráficos automáticos

Visicalc: a grande precursora

A primeira folha de cálculo foi inventada por Daniel Bricklin no final de 1978, quando frequentava o segundo ano do mestrado em negócios da Universidade de Harvard. As primeiras cópias da Visicalc (VISIble CALCulator) foram entregues para o Apple II em outubro de 1979. Em pouco tempo, a VISICALC tornou-se o software mais vendido no mundo, tendo inclusivamente contribuido para dar utilidade ao mercado dos PC’s.

As folhas de Cálculo permitem inserir, organizar e analisar informação. O utilizador pode guardar, manipular, calcular e analisar dados tais como números, texto e fórmulas. Pode colocar um gráfico directamente na folha de cálculo e ainda outros elementos gráficos tais como linhas, rectângulos, caixas de texto entre outros.. Pode também ordenar procurar e organizar dados numéricos e/ou alfanuméricos. As Folhas de Cálculo permitem ainda automatizar todo o trabalho de modo a efectuar cálculos e tarefas específicas.

                                                  Vista Geral do OpenOffice Calc

Fig.1

Uma folha de cálculo divide-se em linhas e colunas, a caixa que se forma com a intersecção de uma linha com uma coluna chama-se célula. As células individuais são identificadas pela letra da coluna e pelo número da linha. A esta combinação dá-se o nome de “referência da célula” por exemplo, na fig.1 podemos ver que a célula activa será denominada de “A1”.

                                                          Inserir Texto

É possível, e simples, inserir texto numa folha de cálculo, bastando para isso seleccionar a célula pretendida, introduzir o texto e carregar na tecla “enter”. Ao introduzirmos texto numa célula pode acontecer que o texto fique “escondido” se a célula que se encontra imediatamente a seguir estiver editada.

Fig.2

Para resolver esta situação podemos agir de 2 formas: seleccionar a coluna “C” colocando o cursor do rato em cima do nome da coluna clicando com o botão direito, para que se abra a janela de menu e seleccionar “largura da coluna” colocando um valor superior ao que lá se encontra ou, a outra forma, levar o cursor do rato até à linha que separa a coluna “C” da coluna “D” e quando o formato do cursor alterar para uma seta bidireccional clicar com o botão esquerdo e arrastar para a direita até atingir a largura pretendida. Para alterar a altura das linhas o processo é igual, tendo em atenção que estão a usar as linhas e não as colunas.

Exercícios:

Seleccionar e identificar células pela sua referência, colocar pequenos textos em várias células, redimensionar as colunas e as linhas, aplicar pequenas formatações aos textos (negrito, tamanho de letra, itálico,etc).

                                                         Formatar Células

Como foi demonstrado, apesar do Calc ser usado principalmente para tratamento de dados numéricos, podemos trabalhar confortavelmente com texto. Vamos agora ver como podemos alterar a formatação de uma determinada célula para ser mais correcto o tratamento de um determinado valor atribuído a essa mesma célula. Vamos usar a célula A1 para que trate um determinado valor como “Moeda” e a célula A2 como um número que seja sempre representado com 2 casas decimais. Para isso basta clicar com o cursor do rato na célula A1, seleccionar “Formatar” na barra de menus, escolher “Células…” e na janela que se abre, na aba “Números”, seleccionar “Moeda” na categoria e escolher a moeda com que pretendemos trabalhar.

Fig.3

Vamos proceder da mesma forma para a célula A2 mas desta vez na janela de formatação da célula vamos escolher em categoria a opção “Número” e escolher a quantidade de casas decimais pretendidas. Podemos abrir a janela de formatação de células de outro modo, colocando o cursor por cima da célula pretendida e clicando com o botão do lado direito do rato, seleccionando, no menu que se abre, a opção “Formatar células….”. Agora sempre que usarmos essas células elas vão tratar os números inseridos de acordo com a sua formatação.

Fig.4

Agora vamos aprender a efectuar outros tipos de formatação que ajudam na visualização e na gestão de maiores quantidades de dados.

                                                Inserir e eliminar linhas e colunas

Depois de criarmos uma folha de cálculo e de ter introduzido dados pode ser necessário introduzir mais dados entre os que já existem. Para isso poderemos introduzir mais linhas ou colunas de modo a aumentar a quantidade de dados inseridos. Vamos considerar a seguinte tabela de dados:

Fig.5

Nesta tabela podemos observar que, por algum motivo, quando foi criada, o artigo com o “Código 2” não existe. Para introduzir o artigo com o “Código 2” antes do artigo com o “Código 3” devemos introduzir uma nova linha. Essa linha tem de ser criada antes da Linha 4 para se manter a ordem do item “Código”, para isso seleccionamos a Linha 4 , (na coluna “Nome da Linha”, lembrem-se do que foi dito anteriormente…), conforme ilustra a Fig.6

Fig.6

Agora, com o cursor do rato na coluna dos nomes de linha, clicamos com o botão direito e no menu que se abre seleccionamos “Inserir Linhas” para inserir uma linha imediatamente atrás da Linha 4.

Fig.7

Fig.8

E agora já podemos editar a tabela respeitando a ordem dos “Códigos” mantendo a coesão do documento. Para inserir Colunas o processo é exactamente igual tendo em atenção que trabalhamos com o “Nome da Coluna”. Para eliminar linhas ou colunas basta seleccionar a linha ou coluna pretendida, na barra de ferramentas seleccionar “Editar” e no menu que se abre seleccionar eliminar Células. Também se pode eliminar as mesmas clicando em cima da barra de colunas ou da barra de linhas e, com o botão do lado direito do rato, seleccionar a acção pretendida.